Un bon classement des documents

La comptabilité est un moyen efficace pour retracer les opérations réalisées par une entreprise mais aussi pour établir des situations, intermédiaires ou de fin d'année (bilan). On comprend donc que la comptabilité est établie sur la base des documents comptables produits par l'entreprise ou par ses tiers, interlocuteurs, lorsqu'elle réalise avec eux des opérations économiques : achats, ventes, paiement des taxes, versement des cotisations sociales. Toutes les opérations réalisées sont à priori, dans un premier temps toutes comptabilisées en banque. Certaines opérations sont néanmoins réalisées en espèces et il convient alors d'y porter une attention toute particulière. Par ailleurs, et sur le plan fiscal, les documents comptables de l'entreprise doivent être conservés pour justifier des opérations comptabilisées en comptabilité,     lors d'un contrôle fiscal. Pour tenir une comptabilité de façon optimale, il convient donc d'être rigoureux et régulier et de ne pas se faire déborder.

Est-il nécessaire de classer tous les documents comptables de l’entreprise ?
Une bonne organisation de votre comptabilité doit vous permettre de :    
  -Gagner du temps pour les recherches futurs de documents comptables    

   -Eviter de perdre les documents comptables de l'entreprise qui doivent être conservés pour être utilisés lors d'un contrôle fiscal, par exemple.

      -S'intéresser à la gestion de son entreprise sans se soucier régulièrement du classement des documents comptables de son entreprise.

      -Et éventuellement réduire le montant des honoraires de votre expert-comptable dans la mesure où il ne perdra pas de temps, à trier, rechercher ou demander des documents éparpillés, mal rangés ou égarés.

Cette organisation passe nécessairement par le classement de tous les documents liés à votre entreprise. Ce classement doit s'effectuer par nature et par ordre chronologique. Il existe 5 grandes familles de documents comptables relatifs :

1.   Aux clients·      
2.    Aux fournisseurs·       
3.   Au personnel de l'entreprise·       
4.   A l'administration fiscale·     
5.     A la banque et la caisse

·   Par ailleurs, le classement du courrier avec les tiers devra faire l'objet d'une attention particulière.

Comment dois-je procéder pour classer mes documents comptables ?
Le classement des documents comptables peut être fait par ordre chronologique ou alphabétique. Selon la famille de documents (documents relatifs aux clients / aux fournisseurs / au personnel / à l'administration fiscale / à la banque), vous opterez pour l'une ou l'autre de ces méthodes. Exemple :·     

•     Pour les clients : il convient de classer les factures par ordre chronologique pour respecter la numérotation des factures
•   Pour les fournisseurs : un classement par ordre alphabétique est plus approprié. 
•   Pour les bulletins de paie et les déclarations de charges sociales : il convient de les classer par mois.
•  Pour les documents fiscaux : il est préférable de la classer par type d'impôts.
•  Pour le classement des relevés de banque sera fait par ordre chronologique.

Il faudra éviter de changer de méthode de classement des documents en cours de route. Le recours à un cabinet d'expertise comptable peut contribuer à améliorer l'organisation administrative et faciliter le classement des documents.

Où doivent être classés les documents de l'entreprise ?
Compte tenu du risque de rappel en matière fiscale et sociale, les documents de l'entreprise doivent être classés de préférence dans des classeurs. Par la suite, les documents comptables doivent être conservés dans un endroit accessible seulement à certains membres du personnel afin d'éviter tout risque de vol d'informations stratégiques
Existe-t-il des solutions numériques de classement des documents ?
Le classement des documents peut être dématérialisé. Plusieurs solutions de dématérialisation des documents existent sur le marché. Toutefois, la dématérialisation de l'information ne doit pas faire oublier l'importance du classement des documents dits « papier ».
Cependant, afin d'optimiser le traitement de votre comptabilité, il faut distinguer deux types de comptabilité : la comptabilité de trésorerie et la comptabilité d'engagement.
Pour la comptabilité de trésorerieLa comptabilité de trésorerie est une méthode basée sur les encaissements et les décaissements. Vos recettes et vos dépenses correspondent uniquement à des montants que vous avez reçus et que vous avez payés.Afin de faciliter les enregistrements réalisés par votre expert-comptable, nous vous proposons la méthode de classement suivante :
·         une chemise par mois comprenant : le(s) relevé(s) bancaire(s) de vos/votre compte(s) professionnel(s). Derrière ce relevé, vous annexez toutes les pièces justificatives (factures d'achats ou de ventes) relatifs à une recette encaissé ou un achat décaissé sur le mois ;
·         une chemise avec les pièces justificatives des dépenses et recettes réalisées avec la caisse ;
·         une chemise avec les documents fiscaux reçus (bordereaux de déclaration de TVA, courrier de l'administration fiscale, etc...) ;
·         une chemise avec les documents sociaux (bordereaux de déclaration des différentes caisses sociales, courriers divers aux organismes, etc...).
L'idéal est de mettre un numéro sur chaque pièce comptable et en face de chaque montant sur le relevé bancaire.Pour la comptabilité d'engagementAfin de faciliter les enregistrements comptables selon une comptabilité d'engagement, nous conseillons de vous organiser de la façon suivante : classement par ordre chronologique, selon la date de la pièce et non la date de réception.·         une chemise avec les factures d'achats réglées et non réglées ;
·         une chemise avec les factures de vente émises (encaissées ou non encaissées) ;
·         une chemise avec les relevés bancaires de vos comptes professionnels et les remises de chèques éventuelles ;
·         une chemise avec les pièces justificatives des dépenses et recettes réalisées avec la caisse ;
·         une chemise avec les documents fiscaux reçus (bordereaux de déclaration de TVA, courrier de l'administration fiscale, etc...) ;
·         si vous réalisez les bulletins de paies et déclarer les cotisations sociales : une chemise avec les documents sociaux (bordereaux de déclaration des différentes caisses sociales, courriers divers aux organismes, etc...) ;
·         plutôt que de transmettre le talon de vos chéquiers, nous vous conseillons d'établir un document récapitulant la liste des chèques émis avec les mentions suivantes : numéro du chèque, date d'émission, bénéficiaire, montant.
Quels sont les documents comptables à classer ? 
Par ailleurs, nous vous conseillons d'investir dans des chemises de classement :